Actualización del Reglamento Interno de Trabajo 2026: Nuevos Requisitos, Fecha Límite y Consecuencias Legales

La entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025, conocida como la Reforma Laboral, ha introducido modificaciones estructurales en las relaciones laborales en Colombia. Para las empresas, uno de los retos más urgentes y de estricto cumplimiento es la actualización de su Reglamento Interno de Trabajo (RIT), y acá en el Instituto Colombiano de Asesoría en Pensiones y Asuntos Laborales - ICPL, no solo te enseñamos sino que también te asesoramos en cómo hacerlo correctamente.

A continuación, detallamos los nuevos requerimientos normativos, los plazos perentorios y los riesgos a los que se exponen los empleadores que omitan esta obligación.

Nuevos Requerimientos de Actualización del Reglamento Interno (Ley 2466 de 2025)

El Reglamento Interno de Trabajo debe reflejar la realidad jurídica actual de la empresa. Con la nueva reforma, es obligatorio incorporar y ajustar los siguientes aspectos:

• Jornadas Laborales y Recargos: Se debe actualizar la definición de la jornada nocturna, la cual ahora inicia a las 7:00 p.m. y finaliza a las 6:00 a.m.. Asimismo, el RIT debe estipular el pago de recargos dominicales y festivos al 100%, aunque la empresa se acoja a la implementación gradual autorizada por la ley (80% en 2025, 90% en 2026 y 100% en 2027). También debe ajustarse a la distribución de la jornada máxima de 42 horas semanales en cinco o seis días.

• Permisos y Licencias Obligatorias: El reglamento debe incluir nuevos permisos remunerados, tales como la asistencia a citas médicas de urgencia o con especialistas (incluyendo tratamientos de endometriosis), asistencia a obligaciones escolares de los hijos como acudiente, y atención de citaciones judiciales y legales. Además, se debe incorporar un día de descanso remunerado semestral para quienes certifiquen el uso de la bicicleta como medio de transporte.

• Debido Proceso Disciplinario: Para las empresas con más de 10 trabajadores, es imperativo establecer un procedimiento disciplinario de siete (7) pasos. Este debe incluir la comunicación formal, indicación de los hechos, traslado de pruebas, un término no inferior a cinco (5) días para que el trabajador presente su defensa, el pronunciamiento definitivo, la sanción proporcional y el derecho a impugnar.

• Inclusión y Entornos Flexibles: Se debe documentar el compromiso de implementar ajustes razonables para personas con discapacidad y medidas para eliminar la violencia, el acoso (laboral y sexual) y la discriminación. Igualmente, se debe permitir el ingreso de animales de asistencia o apoyo emocional (perros y gatos) con la debida certificación psiquiátrica o psicológica.

• Condiciones de Admisión: Se deben actualizar los mecanismos de vinculación, permitiendo postulaciones mediante plataformas digitales y adaptando los requisitos para la contratación de población migrante.

Fecha Límite para la Actualización

La Ley 2466 de 2025 establece un plazo máximo para que los empleadores actualicen su Reglamento Interno de Trabajo acorde a los nuevos parámetros disciplinarios y normativos. Este plazo es de doce (12) meses contados a partir de la entrada en vigencia de la ley.

Dado que la reforma laboral fue sancionada y promulgada el 25 de junio de 2025, la fecha límite exacta y perentoria para cumplir con esta obligación es el 25 de junio de 2026.

El requisito indispensable de Socialización y Publicación

No basta con actualizar el documento jurídicamente; la ley exige un proceso de socialización. La empresa debe reunir a los trabajadores, informar los cambios, recolectar firmas de asistencia y otorgar 15 días hábiles para observaciones. Una vez aprobado, el empleador está obligado a publicar el RIT mediante la fijación de dos (2) copias físicas legibles en sitios distintos de la empresa y, de manera obligatoria, a través de un medio virtual accesible a todos los empleados en cualquier momento.

Consecuencias de No Tener el Reglamento Actualizado

La inobservancia de esta obligación expone a las organizaciones a graves riesgos legales, operativos y financieros:

1. Sanciones y Multas del Ministerio del Trabajo: Bajo el nuevo modelo de fiscalización denominado "Una Inspección con Propósito" (Resolución 4179 de 2025), el Ministerio del Trabajo está facultado para realizar visitas sorpresa en las empresas. Durante estas auditorías, uno de los principales documentos exigidos es el Reglamento Interno de Trabajo actualizado y su respectiva acta de socialización. Los incumplimientos normativos generales en el Sistema de Gestión pueden acarrear multas económicas de hasta 500 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV).

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3. Nulidad en los Procesos Disciplinarios y Despidos: Si una empresa intenta sancionar o despedir a un trabajador con justa causa utilizando un reglamento desactualizado que no contemple los siete pasos del nuevo debido proceso o los cinco días mínimos para la defensa, el procedimiento disciplinario quedará viciado. Esto puede llevar a que un juez laboral ordene el reintegro del trabajador o el pago de costosas indemnizaciones por despido injustificado.

4. Vulnerabilidad ante Quejas y Demandas: La falta de políticas claras y actualizadas en el RIT respecto a acoso, discriminación, y nuevas licencias, deja a la empresa sin herramientas legales de defensa interna ante reclamaciones de los trabajadores.

En el Instituto Colombiano de Asesoría Pensional y Asuntos Laborales - ICPL, recomendamos a las empresas no esperar hasta el límite del plazo. La actualización, estructuración y socialización del Reglamento Interno de Trabajo debe realizarse de forma preventiva para garantizar el cumplimiento normativo y blindar a su organización frente a los nuevos escenarios de fiscalización.

Bladimir Vanegas - Director Jurídico ICPL

La asesoría laboral no es solo una necesidad, es una inversión en el futuro laboral de todos.